Создание электронного архива

Весна 2020 года принесла бизнесу много сложностей, практически всем в мире из-за карантина или самоизоляции пришлось уйти «на удаленку», что не только заставило миллионы людей неожиданно адаптироваться к стремительно изменившимся условиям работы, но и наглядно показало, как важно в будущем будет переводить все, что можно в электронный вид.

Самый простой пример — электронный архив. Если раньше, когда все сотрудники компании находились в одном офисе, где всегда под рукой есть все необходимые документы, важность и ценность электронных архивов вызывала у многих сомнения. Но уже в апреле 2020 года люди поняли, что для работы порой жизненно необходимо присутствие бумаг в виде электронных документов, иначе процесс просто останавливался.

Как создать электронный архив

Самый простой и эффективный способ — обратиться к компании, которая профессионально занимается архивной деятельностью. Особенно важно это для тех, у кого и обычный, аналоговый архив находится в плачевном состоянии. Но даже если бумажное хранилище в полном порядке, с переводом его в «цифру» могут возникнуть сложности. Как минимум, вам придется осваивать специальные программы.

Итак, создание электронного архива состоит из нескольких этапов:

1. Сканирование документов — для этого необходимо использовать качественное, дорогое оборудование, чтобы все содержимое отображалось корректно, легко читалось и могло быть использовано в работе. Профессиональные архивисты могут отсканировать для вас не только обычные бумаги формата А4, но и крупные документы (вплоть до формата 2А0+), чертежи, конструкторскую документацию, ветхие бумаги и т.д.
2. Создание программы для электронного архива на базе лицензионного программного обеспечения. К примеру, петербургская компания «Первый Городской Архив» работает в партнерстве с разработчиком информационных систем и технологий Atlas Soft, который создал эффективное программное обеспечение «Архивное дело». Такой подход позволяет клиентам существенно сэкономить и при этом пользоваться полностью легальным софтом.

Многие партнеры и клиенты компании ПГА уже перешли на электронный архив или заказали его разработку.

Преимущества электронного архива

По законам нашей страны полностью перейти на электронный документооборот невозможно, но создание электронного архива дает бизнесу несколько важных преимуществ:

• постепенный вывод из обращения подлинников бумаг, что повышает их сохранность и срок службы;
• удобный и быстрый доступ к документам — в условиях удаленной работы во время карантина это особенно важно;
• снижение трудозатрат на выполнение тех или иных задач;
• возможность хранить сведения, которые содержались в утраченных бумагах;
• возможность распределять права пользования и доступ к документам в соответствии с регламентом организации;
• иметь электронный архив — это модно и экологично, такой подход положительно влияет на имидж компании, делает ее более современной и трендовой.